テレワークで活用できるクラウドツールのご紹介 ~Office 365/LINE WORKS/Optimal Biz Telework/Optimal Biz Secure Sync~

テレワークで活用できるクラウドツールのご紹介

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、「テレワーク」を実施する企業が増えています。先日のブログ「テレワークとは?テレワークのメリットと課題、解決のポイントを簡単解説」でも簡単にご紹介しましたが、テレワークは生産性の向上や事業継続性確保といったメリットが見込まれる一方、コミュニケーションロスや情報漏えいなどのセキュリティリスクといった課題もあります。
そうした課題を解決するためのソリューションとして、クラウドツールの導入が効果的だとご紹介させていただきました。

そこで今回のブログでは、テレワークで活用できる具体的なクラウドツールを3つご紹介します。

クラウド型統合オフィススイート Office 365

https://www.office.com/

Microsoftが提供する「Office 365」は、日本でもシェアトップクラスのクラウド型のオフィススイートです。
Office 365を導入すれば、お馴染みのOfficeアプリケーション(Word/Excel/PowerPointなど)を常に最新の状態で利用することができます。
さらに、メール、カレンダー、連絡先、オンラインストレージ、グループチャットなどを企業単位で管理・運用することができる、まさにテレワークを導入している企業にはうってつけのサービスとなっています。

いつでも、どこでも、どのデバイスでも利用できる

Office 365 の最大の特長は、そのアクセシビリティにあります。
1ユーザーアカウントで最大5台まで(サブスクリプションプランにより異なる)Microsoft Officeアプリケーションをインストールすることが可能なので、ユーザーはPC、タブレット、スマートフォンなどの複数デバイスでOffice製品をインストールして利用することができます。
Microsoft Officeアプリケーションはスマートフォンやタブレットでの利用を前提として設計されているため、スマートフォンやタブレット上であってもストレスなく快適に利用できます。
さらに、アプリケーションをローカルにインストールしていない場合でもWebブラウザから操作することもできます。

強力なグループウェア機能

Office 365 では、オフィスアプリケーション以外にも様々なコラボレーションツールを利用することができます。

  • Micorsoft Teams
    チャット、WEB会議、ファイル共有がオールインワンになったコラボレーションツールです。
    テレワークの課題として上げられる「コミュニケーションの非効率化」を解決するソリューションです。
  • Exchange Online
    メール、スケジュール、連絡先、タスクといった情報をクラウドで一元管理するためのサービスです。
    メンバー間で連絡先やスケジュールを共有や、会議室などの設備予約などができます。
  • SharePoint Online
    クラウド型のオンラインストレージです。
    ファイルはクラウド上で管理されるため、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集することもでき、共同編集者と連絡をとりながら資料を更新していくといったコラボレーション型の作業も可能です。

BCP対策としても有効

Office 365 では、データは基本的にすべてクラウド上で管理されます。
ファイルデータ、カレンダー、連絡先、チャット履歴などがクラウド上にセキュアな形で保存されるため、BCP(Business Continuity Plan: 事業継続計画)としての効果も期待できます。

実際、今回のコロナウイルスの感染拡大をうけて、多くの企業が即座に「テレワーク」を実行に移すことはできたのは、Office 365 のようなクラウド型グループウェアを導入済みの企業が多かったからだと考えられており、クラウドデータ管理がBCP対策としてとても有効であることを再認識するきっかけとなりました。

コミュニケーション特化型ツール LINE WORKS

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKS

Office 365がオールインワン型のクラウドツールであるのに対し、LINE社の提供する「LINE WORKS」はコミュニケーション特化型のクラウドツールです。
国内の月間アクティブユーザー数が8,200万人以上※1という、まさに国民的コミュニケーションツールといっても過言ではないLINE。
そんなLINEのビジネス版が「LINE WORKS」です。

それでは、簡単にその概要をご紹介しましょう。

※1. 参照元: 2019年12月期 第3四半期決算説明会 プレゼンテーション資料

LINEの使いやすさをビジネスに

LINE WORKSの大きな特長は、なんといってもその使いやすさです。
国内の月間アクティブユーザー数8,200万人のLINEの使いやすさをそのまま活かしたアプリケーションですので、多くの人にとってはなじみある操作性とデザインとなっており、誰もがすぐに使いこなすことができます。

予定やファイルもグループで共有

LINE WORKSでは、チャットや通話といったフロー型の情報共有以外にも、ノート、予定、フォルダを利用したストック型のデータ共有も可能です。

  • ノート
    ノートを使って議事録や参考資料などの情報を掲示板形式で利用することができます。
  • 予定
    チームまたはグループのメンバーのみ利用できるカレンダーです。
    誰でも予定を登録したり、修正することができます。
  • フォルダ
    チームおよびグループメンバーとファイルを共有するためのフォルダです。
    トークでやり取りするファイルを自動保存することもできます。

Optimal Bizとの連携で、特定のデバイスのみログインを許可

「LINE WORKS」は、Appleの「App Configuration」やAndroidの「managed Configuration」といったMDM連携機能を有しています。
そのため、App ConfigurationやManaged Configuration に対応したMDMツールである「Optimal Biz」と併せてご利用いただくことで、「Optimal Biz」によって認証されたiOS端末のみログインを許可するといった堅牢なデバイス管理が可能になります。
 なお、Optimal BizはLINE WORKSのWebサイトにて公式のMDM連携ツールとして紹介されています。

テレワーク環境下でのマネジメントを支援 Optimal Biz Telework

https://www.optimalbiz.jp/products/biz-telework/

Optimal Biz Telework

テレワーク環境下では従業員の働き方や稼働状況、また顔色などが「見えない」ため、「従業員の健康状態、モチベーションが把握しづらい」「生産性が把握しづらい」「適正な評価が困難」などの課題があります。このさまざまな状態が「見えない」課題を見える化し、オフィスで働く以上の生産性を実現できるよう支援するサービスが「Optimal Biz Telework」です。

いま、誰が、どこで、どんな業務をしているかを可視化

「Optimal Biz Telework」では、PC、スマートフォン、タブレットに常駐するアプリが、従業員の操作や位置情報を自動的に集計して管理者が把握できるようにします。従業員ごとに稼働時間や場所、アプリの稼働状況のログを取得することで、勤務状況や業務内容を判断することが可能となります。

Optimal Biz Secure Sync

テレワーク時のコミュニケーションサポート

テレワーク導入の課題でよく挙がるのが、これまで職場で見えていた従業員の健康状態や心理面での変化が見えづらくなることです。変化や問題に気づくのが遅くなってしまうと、離職や休職につながりかねません。
「Optimal Biz Telework」では、始業時にすべての従業員に自動でヒアリングし、管理者が把握できるようになっています。対話形式のため、意識させることなく従業員の状態を知ることができます。

生産性をAIが分析

テレワーク環境下でも従業員のモチベーションアップにつながる、AIによる業務内容の自動分類機能があります。メールの返信、資料作成や会議に費やした時間など、仕事の時間の使い方や傾向などを総合的に分析可視化し、業務の改善点や効率化のポイントが見えるようになります。終業時に確認することで、自分自身の仕事の振り返りにも活用できます。

ビジネスアプリをセキュアな環境下で利用できる Optimal Biz Secure Sync

https://www.optimalbiz.jp/products/secure-sync/

Optimal Biz Secure Sync

BYOD(Bring your own device:業務に私物のスマートフォンやノートパソコンなどのデバイスを使用すること)でテレワークを実施している会社にとって、リスクとなるのはデバイス紛失による情報漏えいではないでしょうか。
そうしたリスク対策として有効なのが、弊社オプティムが提供する「Optimal Biz Secure Sync」です。

ファイルをローカルに残さないため、情報漏えいの危険がない

Optimal Biz Secure Syncを利用すれば、業務に必要な機能はすべてSecure Syncの中からアクセスできるようになります。
データが保存されているサーバとの通信は暗号化(SSL)されているので、中間者攻撃のリスクを防げます。
また、使用後にデータはデバイスに残らないため、デバイス紛失による情報漏えいの危険がありません。

Optimal Biz Secure Sync

多くのサービスと連携して外部からでも会社にいるように利用可能

Secure Sync は、Office 365、G Suite、Cybozu Officeといった主要なグループウェアをはじめ、Dropbox、Salesforceなど、さまざまなサービスと連携が可能です。

たとえば、Office 365(またはExchnage Online)と連携させれば、Office 365上のスケジュール、メール、アドレス帳をSecure Sync経由で利用することができます。
Secure Sync経由であれば、ローカル上にお客様の連絡先情報やメール添付ファイルといった機密データを残すことなく利用できるので、情報漏えいの危険がありません。

強力なデバイス制御機能

Optimal Biz Secure Syncの大きな特長の1つとして、デバイスのJailbreak やroot化といった、ユーザーが意図的にユーザー権限の制限を解除してしまう行動を検知・防止することが可能です。
また、スクリーンショットの抑止なども可能です。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
今回はOffice 365 や LINE WORKSのように知名度の高い定番のクラウドツールをご紹介させて頂きました。
オプティムではこれらのサービスの導入やセキュリティ対策をご支援していますので、情報や具体的な導入に関するご質問などがあればお気軽にお問い合わせください。

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